Cartracker.nl

Cartracker levert ritregistratie, track and trace en fleetmanagement. Wie zo'n systeem gebruikt voor de fiscale rittenadministratie, moet weten waar een sluitende registratie aan moet voldoen.

Een rittenregistratie is pas bruikbaar als hij compleet is: ontbrekende ritten maken het hele overzicht onbruikbaar, ook als de rest klopt. Per rit horen de datum, de begin- en eindstand van de kilometerteller, het vertrek- en aankomstadres, de gereden route als die afwijkt van de gebruikelijke, en of de rit zakelijk of privé was erin te staan. De grens van vijfhonderd privékilometers per jaar geldt per kalenderjaar, en wie halverwege het jaar van auto wisselt begint niet opnieuw op nul. Een automatisch systeem registreert de rit, maar iemand moet nog steeds bevestigen of die zakelijk of privé was; achterstallige ritten indelen is waar het meestal misgaat. Bij zakelijke voertuigen legt een tracker ook vast waar een werknemer is geweest, en daar gelden regels voor: informeer je mensen vooraf en leg vast waarvoor de gegevens worden gebruikt. Ga na hoe lang de gegevens bewaard blijven en of je ze kunt exporteren, want een overzicht dat alleen in het portaal van de leverancier bestaat is lastig te overleggen.

Leg de kilometerstand aan het begin en aan het eind van het jaar apart vast, los van wat het systeem zelf bijhoudt. Dat is de controle waarmee je jaartotaal moet kloppen, en zonder die twee vaste punten valt een afwijking achteraf niet meer te verklaren.